Comment nous traitons vos emails
N.P. Immobilier — information sur le traitement de vos données personnelles (article 13 du RGPD)
N.P. Immobilier (SARL, RCS Paris 823 061 536, 8 rue Abel, 75012 Paris) utilise un outil informatique qui l'aide à répondre plus vite à vos messages.
Pourquoi nous avons le droit de le faire
Ce traitement repose sur notre intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD). L'intérêt que nous poursuivons est précis : répondre plus vite et plus régulièrement aux personnes qui nous écrivent — le délai de réponse d'un syndic étant l'un des premiers motifs d'insatisfaction.
Parce que ce traitement repose sur notre intérêt légitime et non sur une obligation, vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans avoir à vous justifier, et sans rien perdre du service : votre courrier continuera d'être lu et traité par votre gestionnaire, simplement sans cet outil. C'est expliqué plus bas.
Ce que fait cet outil
Quand vous écrivez à votre gestionnaire, l'outil lit votre message, en identifie le sujet, et prépare un projet de réponse. Ce projet est un brouillon : votre gestionnaire le relit, le corrige s'il le juge utile, et c'est lui qui vous répond.
Pour préparer ce projet, l'outil regarde aussi vos messages précédents — jusqu'à trois, les plus récents, qu'ils appartiennent ou non au même échange. Il en voit la date, l'objet, et l'extrait de 500 caractères tant que nous le conservons. Cela lui évite de vous redemander une information que vous nous avez déjà donnée.
Il consulte également notre messagerie, sur les six derniers mois, pour y retrouver vos échanges avec nous — y compris des messages dont il a déjà effacé le texte de son côté. Il en retient au plus trois, les plus récents, et n'en lit que le début — 255 caractères.
L'outil ne vous envoie jamais rien directement. Il n'en a techniquement pas la possibilité : l'autorisation d'envoyer un email lui a été retirée.
Il ne prend non plus aucune décision vous concernant. Il propose un texte ; la réponse qui vous parvient est celle d'une personne, qui l'a lue et qui vous répond sous sa signature.
Ce que nous conservons, et combien de temps
| Ce que c'est | Combien de temps |
|---|---|
| Le texte de votre message et les noms de vos pièces jointes | 7 jours |
| Un extrait de 500 caractères de votre message | 90 jours |
| Le projet de réponse préparé par l'outil | 6 mois |
| Votre nom, votre adresse email, l'objet de votre message | 13 mois |
Au bout de 13 mois, tout ce qui permet de vous identifier est effacé. Il ne reste qu'une trace anonyme — le type de demande, et comment l'outil l'a traitée — que nous conservons pour vérifier qu'il fonctionne correctement. Cette trace ne peut plus être rattachée à vous.
Pourquoi si peu de temps. Cet outil n'est pas notre archive : les documents de votre copropriété sont conservés par ailleurs, selon les règles qui s'appliquent à un syndic. Ici, nous ne gardons que ce qui sert à préparer une réponse.
Ce que cela veut dire concrètement. Les durées ci-dessus disent combien de temps nous conservons vos messages dans cet outil. Vos emails, eux, restent dans notre messagerie comme tout courrier professionnel. Quand l'outil y retrouve un échange ancien, le début de cet échange est transmis à Mistral AI même si l'outil l'avait déjà effacé de son côté — et y est conservé trente jours de plus.
Qui d'autre y a accès
Le texte de votre message — et, le cas échéant, l'objet et l'extrait de vos messages précédents, ainsi que le début des échanges retrouvés dans notre messagerie — est transmis à Mistral AI, qui fournit la technologie de rédaction. Elle ne s'en sert pas pour entraîner ses modèles : nous avons désactivé cette possibilité. Elle le conserve trente jours, uniquement pour détecter d'éventuels abus de son service, puis l'efface — c'est plus long que chez nous, où le texte de votre message part au bout de sept jours.
Nos courriels sont hébergés par Microsoft, et l'outil par Railway.
Où vos messages sont traités
Nos prestataires hébergent vos données dans l'Union européenne. Mais certaines opérations peuvent avoir lieu depuis des pays situés hors de l'Union : l'exploitation des serveurs de Railway se fait depuis les États-Unis, et Mistral AI ne peut pas exclure que certains de ses propres sous-traitants traitent des données depuis des pays tiers.
Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Vous pouvez en obtenir copie sur simple demande à contact@np-immobilier.fr.
Aucun de ces prestataires n'utilise vos messages à d'autres fins.
Vos droits
Vous pouvez à tout moment nous demander :
- de ne plus faire passer vos messages par cet outil — votre courrier arrivera à votre gestionnaire exactement comme avant, mais ne sera plus traité automatiquement, ni enregistré par l'outil ;
- de savoir ce que nous détenons vous concernant dans cet outil ;
- d'effacer ces informations ;
- de faire rectifier ce qui serait inexact.
Il suffit d'écrire à contact@np-immobilier.fr en indiquant votre demande. Nous répondons sous un mois. Vous pouvez aussi saisir la CNIL (www.cnil.fr).
Une précision sur l'opposition. Si vous nous demandez de ne plus traiter vos messages par cet outil, votre email continuera d'arriver normalement dans la boîte de votre gestionnaire — nous ne pouvons pas empêcher un email de nous parvenir. Ce que nous cessons, c'est de l'enregistrer et de le traiter avec cet outil.
Responsable de traitement : N.P. Immobilier, SARL au capital de 6 500 €, RCS Paris 823 061 536,
siège 8 rue Abel, 75012 Paris.
Contact protection des données : contact@np-immobilier.fr
Dernière mise à jour : 24 août 2026