Comment nous traitons vos emails
N.P. Immobilier — information sur le traitement de vos données personnelles (article 13 du RGPD)
N.P. Immobilier (SARL, RCS Paris 823 061 536, 8 rue Abel, 75012 Paris) utilise un outil informatique qui l'aide à répondre plus vite à vos messages.
Pourquoi nous avons le droit de le faire
Ce traitement repose sur notre intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD). L'intérêt que nous poursuivons est précis : répondre plus vite et plus régulièrement aux personnes qui nous écrivent — le délai de réponse d'un syndic étant l'un des premiers motifs d'insatisfaction.
Parce que ce traitement repose sur notre intérêt légitime et non sur une obligation, vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans avoir à vous justifier, et sans rien perdre du service : votre courrier continuera d'être lu et traité par votre gestionnaire, simplement sans cet outil. C'est expliqué plus bas.
Ce que fait cet outil
Quand vous écrivez à votre gestionnaire, l'outil lit votre message, en identifie le sujet, et prépare un projet de réponse. Ce projet est un brouillon : votre gestionnaire le relit, le corrige s'il le juge utile, et c'est lui qui vous répond.
Pour préparer ce projet, l'outil regarde aussi vos messages précédents — jusqu'à trois, les plus récents, qu'ils appartiennent ou non au même échange. Il en voit la date, l'objet, et l'extrait de 500 caractères tant que nous le conservons. Cela lui évite de vous redemander une information que vous nous avez déjà donnée.
Il consulte également notre messagerie, sur les 90 derniers jours, pour y retrouver vos échanges avec nous — y compris des messages dont il a déjà effacé le texte de son côté. Il en retient au plus trois, les plus récents, et n'en lit que le début — 255 caractères.
L'outil ne vous envoie jamais rien directement. Il n'en a techniquement pas la possibilité : l'autorisation d'envoyer un email lui a été retirée.
Il ne prend non plus aucune décision vous concernant. Il propose un texte ; la réponse qui vous parvient est celle d'une personne, qui l'a lue et qui vous répond sous sa signature.
Le cahier de suivi des affaires de l'immeuble
L'outil tient aussi, pour votre gestionnaire, un cahier de suivi des affaires de chaque immeuble : une fuite dans le hall, un devis attendu, un compte à régulariser. L'intérêt que nous poursuivons est de suivre une affaire d'un message à l'autre, pour, à terme, mieux vous répondre. Dans un premier temps, il s'agit de vérifier ce que ce cahier contient avant de nous en servir.
Pour tenir ce cahier, l'outil lit le texte des messages que nous recevons, et aussi celui des messages que votre gestionnaire envoie : à vous, à un prestataire, à un membre du conseil syndical ou à toute autre personne. Il laisse de côté, quand il les reconnaît, les passages cités d'un message précédent. Il ne remonte pas dans le passé : seuls les messages postérieurs à la mise en service du cahier sont lus.
De chaque message, il tire au plus trois notes courtes, de 300 caractères au plus. Il les range dans une affaire : soit une affaire de l'immeuble (parties communes, travaux, assemblée), soit une affaire qui ne concerne qu'une personne (son compte, une vente, une contestation). Les affaires personnelles sont tenues à part de celles de l'immeuble. Le classement d'un message est fait automatiquement, et il peut se tromper : c'est l'une des choses que nous vérifions en relisant ce cahier.
Les notes sont rédigées sans nom. L'outil a pour consigne de n'écrire ni nom, ni coordonnées, ni rien sur la santé, la famille ou la situation financière d'une personne. Un contrôle automatique écarte en outre toute note qui contient un nom précédé d'une civilité (« Monsieur », « Madame »), un numéro de téléphone, une adresse email, des coordonnées bancaires, un lien ou une mention de santé. Ce contrôle n'est pas parfait : un prénom seul, ou une description comme « le locataire du 3e », peut passer, et peut suffire à vous reconnaître.
Chaque note reste rattachée aux personnes du message dont elle est tirée : l'expéditeur, les destinataires, les personnes en copie, et les adresses email écrites dans le message. Ce rattachement ne garde pas votre adresse en clair, mais une forme codée, que seul notre cabinet peut recalculer à partir de votre adresse. C'est ce qui nous permet de vous communiquer ces notes, de les effacer, ou de les supprimer si vous vous y opposez.
À quoi servent ces notes aujourd'hui. Elles ne servent à préparer aucune réponse. Nous les relisons pour vérifier que l'outil les tient correctement. L'outil les relit aussi lui-même : quand un nouveau message arrive au sujet du même immeuble, il reprend les affaires en cours de cet immeuble pour y ranger la nouvelle note. D'une affaire personnelle, il ne reprend que l'intitulé, et seulement pour un message échangé avec la même personne. Si nous décidons un jour de nous servir de ce cahier pour préparer des réponses, nous mettrons cette page à jour avant.
Si vous figurez dans nos échanges sans nous avoir écrit — prestataire, membre du conseil syndical, voisin mis en copie, ou toute personne à qui votre gestionnaire écrit : les messages que nous vous adressons, ou dans lesquels vous êtes en copie, sont lus de la même façon. Les notes qui en sont tirées vous sont rattachées dans les mêmes conditions : même durée, mêmes droits, y compris l'opposition. Ces informations proviennent de la correspondance de notre cabinet. Une personne simplement citée dans un message, sans son adresse email, n'est rattachée à aucune note : l'outil ne peut pas la retrouver dans le cahier.
Ce que nous conservons, et combien de temps
| Ce que c'est | Combien de temps |
|---|---|
| Le texte de votre message et les noms de vos pièces jointes | 7 jours |
| Un extrait de 500 caractères de votre message | 90 jours |
| Le projet de réponse préparé par l'outil | 6 mois |
| Votre nom, votre adresse email, l'objet de votre message | 13 mois |
| Les notes du cahier de suivi, et leur rattachement codé aux personnes du message | 90 jours |
Les 90 jours d'une note se comptent à partir de son enregistrement, qui suit le message, jusqu'à un jour environ plus tard. Une affaire peut durer plus longtemps que ses notes, si de nouvelles notes s'y ajoutent. Dans ce cas, son intitulé est effacé en même temps que sa plus ancienne note. Il est remplacé par un libellé neutre, fabriqué par le programme à partir du seul type d'affaire et du code de l'immeuble, qui ne reprend rien de vos messages.
Au bout de 13 mois, tout ce qui permet de vous identifier est effacé. Il ne reste qu'une trace anonyme — le type de demande, et comment l'outil l'a traitée — que nous conservons pour vérifier qu'il fonctionne correctement. Cette trace ne peut plus être rattachée à vous.
Pourquoi si peu de temps. Cet outil n'est pas notre archive : les documents de votre copropriété sont conservés par ailleurs, selon les règles qui s'appliquent à un syndic. Ici, nous ne gardons que ce qui sert à préparer une réponse et à suivre les affaires en cours.
Ce que cela veut dire concrètement. Les durées ci-dessus disent combien de temps nous conservons vos messages dans cet outil. Vos emails, eux, restent dans notre messagerie comme tout courrier professionnel. Quand l'outil y retrouve un échange ancien, le début de cet échange est transmis à Mistral AI même si l'outil l'avait déjà effacé de son côté — et y est conservé trente jours de plus.
Qui d'autre y a accès
Le texte de votre message — et, le cas échéant, l'objet et l'extrait de vos messages précédents, ainsi que le début des échanges retrouvés dans notre messagerie — est transmis à Mistral AI, qui fournit la technologie de rédaction. Elle ne s'en sert pas pour entraîner ses modèles : nous avons désactivé cette possibilité. Elle le conserve trente jours, uniquement pour détecter d'éventuels abus de son service, puis l'efface — c'est plus long que chez nous, où le texte de votre message part au bout de sept jours.
Pour le cahier de suivi, le texte des messages reçus et envoyés est aussi transmis à Mistral AI, dans les mêmes conditions, ainsi que les notes des affaires en cours du même immeuble et l'intitulé de vos affaires personnelles. Une note peut ainsi lui être transmise de nouveau à chaque message qui concerne le même immeuble, et chaque transmission y est conservée trente jours : une note peut donc s'y trouver jusqu'à environ 120 jours après son enregistrement, nos 90 jours plus trente.
Nos courriels sont hébergés par Microsoft, et l'outil par Railway.
Où vos messages sont traités
Nos prestataires hébergent vos données dans l'Union européenne. Mais certaines opérations peuvent avoir lieu depuis des pays situés hors de l'Union : l'exploitation des serveurs de Railway se fait depuis les États-Unis, et Mistral AI ne peut pas exclure que certains de ses propres sous-traitants traitent des données depuis des pays tiers.
Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Vous pouvez en obtenir copie sur simple demande à contact@np-immobilier.fr.
Aucun de ces prestataires n'utilise vos messages à d'autres fins.
Vos droits
Vous pouvez à tout moment nous demander :
- de ne plus faire passer vos messages par cet outil — votre courrier arrivera à votre gestionnaire exactement comme avant, mais ne sera plus traité automatiquement, ni enregistré par l'outil ;
- de savoir ce que nous détenons vous concernant dans cet outil, y compris les notes du cahier qui vous sont rattachées — ce qui y concerne d'autres personnes en est retiré avant de vous être communiqué ;
- d'effacer ces informations, notes du cahier comprises ;
- de faire rectifier ce qui serait inexact, y compris une note du cahier : votre gestionnaire la corrige ou la supprime.
Il suffit d'écrire à contact@np-immobilier.fr en indiquant votre demande. Nous répondons sous un mois. Vous pouvez aussi saisir la CNIL (www.cnil.fr).
Une précision sur l'opposition. Si vous nous demandez de ne plus traiter vos messages par cet outil, votre email continuera d'arriver normalement dans la boîte de votre gestionnaire — nous ne pouvons pas empêcher un email de nous parvenir. Ce que nous cessons, c'est de l'enregistrer et de le traiter avec cet outil.
Ce que l'opposition fait dans le cahier de suivi. Nous effaçons les notes qui vous sont rattachées, ainsi que vos affaires personnelles. Si l'une de vos notes avait ouvert une affaire de l'immeuble qui continue sans vous, son intitulé est remplacé par un libellé neutre. Et, pour le cahier, plus aucun message où figure votre adresse, que vous en soyez l'expéditeur, le destinataire ou en copie, ne produit de note, ni n'est transmis à Mistral AI pour cela.
Ce que l'opposition n'efface pas. Elle efface les notes rattachées à vous. Si votre gestionnaire a repris un fait que vous lui aviez signalé dans un message adressé à quelqu'un d'autre, par exemple pour demander une intervention à un prestataire, la note tirée de ce message est rattachée à ce destinataire, et non à vous : elle n'est pas effacée par votre opposition. Elle disparaît au terme de ses 90 jours. Il en va de même d'une note qui vous décrit sans votre adresse.
Responsable de traitement : N.P. Immobilier, SARL au capital de 6 500 €, RCS Paris 823 061 536,
siège 8 rue Abel, 75012 Paris.
Contact protection des données : contact@np-immobilier.fr
Dernière mise à jour : 12 octobre 2026